Referenzfreigabe vom Kunden schnell und einfach erhalten

By | 20. August 2018

Die Referenzfreigabe vom Kunden zu erhalten, kann unter Umständen viel Zeit in Anspruch nehmen. Nachdem wir in dem Artikel https://www.trustedreferences.de/blog/referenzvereinbarung-vorlage/ die Inhalte & Form einer professionellen Referenzvereinbarung besprochen haben, kommen wir nun zu der entscheidenden Frage, wie man am besten die Freigabe von Referenztext und Referenzvereinbarung von seinem Kunden bekommt, damit es möglichst schnell in die Referenzvermarktung gehen kann.

Trusted References Software

Herausforderungen bei der Referenzfreigabe

Die Referenzfreigabe kann sich in der Praxis als außerordentlich herausfordernd oder auch als schnell & einfach zeigen, das Spektrum der Erfahrungen ist hier sehr vielfältig. Am einfachsten stellt sich die Referenzfreigabe für kleine Beratungsfirmen dar: Der Projektleiter ist auch der Referenzschreiber und hält auch den persönlichen Kundenkontakt, er kümmert sich selbst um die Referenzfreigabe bei seinem persönlichen Ansprechpartner auf Kundenseite. Dieser Ansprechpartner ist idealerweise Fachabteilungs- oder Fachbereichsleiter, er kennt die PR-Politik seines Unternehmens und kann selbst über die Regeln zur Referenzvermarktung entscheiden (z.B. Logo und Klarnamen ja/nein). In diesem Fall gibt es eine einfache, schnelle Anfrage zur Referenzprüfung und -freigabe und nach 10 Minuten, maximal 1-2 Tagen, ist der Prozess abgeschlossen und die Referenz steht zur Vermarktung bereit.

Andersherum liegt ein schwieriger Fall vor, wenn es neben Projektleiter und Referenzschreiber einen Vertriebs- oder Account Manager gibt, der für das Kundenkontaktmanagement verantwortlich ist. Dieser muss aber unter Umständen nicht im eigentlichen Projekt eingebunden gewesen sein. Und wenn dann noch auf der Kundenseite nicht die Fachbereichsseite, mit der das Projekt abgewickelt wurde, sondern die PR- / Kommunikationsabteilung für die Referenzfreigabe angesprochen wird, können sich die Referenzprüfung und -freigabe um Wochen verzögern oder sogar ganz im Sand verlaufen.

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Regeln für den Prozess der Referenzfreigabe

Wie kann dieses Extremszenario am besten vermieden werden? Dazu gibt es einige einfache Regeln:

  • Die Referenzprüfung und -freigabe, inkl. Abstimmung der Referenzvereinbarung, sollte auf Basis bestehender persönlicher Kontakte zwischen den Projektverantwortlichen auf der Dienstleister- und der Kundenseite abgewickelt werden – in der Regel auf der Ebene von Abteilungsleitern.
  • Auch wenn beim Dienstleister ein Projekt- oder Marketing-Mitarbeiter den Referenzentwurf schreibt, die Abstimmung der Referenz sollte zwischen den persönlich verbundenen Projektverantwortlichen auf beiden Seiten erfolgen.
  • Mit dem Kunden sollte die Kommunikation immer soweit wie möglich nur direkt mit der Fachseite erfolgen. Oft gibt es beim Kundenunternehmen keine genauen, offiziellen Vorgaben zum Thema „Referenzanfragen“. Gleichzeitig fühlt sich der Projektverantwortliche auf der Fachseite des Kunden auf Grund seines persönlichen Kontakts zu seinem Dienstleister dazu verpflichtet, diesen zu unterstützen. Also entscheidet er sich in der „Grauzone“ zum Thema „Referenzanfragen“ einfach unbürokratisch zu agieren und für seinen Dienstleister selbst die Referenzprüfung und -freigabe, inkl. Abstimmung der Referenzvereinbarung, zu übernehmen – schließlich kennt er das abgewickelte Projekt auch selbst am besten.
  • Sobald die PR- / Kommunikationsabteilung des Kundenunternehmens für die Referenzfreigabe einbezogen wird, droht die Gefahr der Verschleppung, weil der persönliche Draht und weil oft die genauen Regeln im Unternehmen fehlen – jede Referenzanfrage wird so zum Präzedenzfall. Wenn überhaupt, sollte sich der Projektverantwortliche auf der Fachseite des Kunden um seine PR- / Kommunikationskollegen kümmern, wenn sich diese in die Referenzfreigabe einmischen.
  • Zu guter Letzt ist es sehr hilfreich, wenn rein technisch gesehen statt verschiedener Referenzdokumente, statt Telefonaten und Email-Pingpong eine moderne Cloud-Plattform wie z.B. die von Trusted References benutzt wird. Auf dieser liegt immer eine aktuelle Version des Referenzdokuments und alle Abläufe und Kommunikationsschritte sind über einen festen Workflow ohne Medienbrüche geregelt. Dann sind für Referenzprüfung und -freigabe, inkl. Abstimmung der Referenzvereinbarung, nur einige Klicks im Online-Tool erforderlich.

Standardisierung der Referenzerstellung und -vermarktung im Unternehmen

Um die Referenzerstellung und -vermarktung – ob mit oder ohne ein Tool wie Trusted References – zu einem Standard im eigenen Unternehmen zu machen, bieten sich folgende Maßnahmen an:

  • Verankerung der Verpflichtung zur Einholung von Referenzen zu erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Anstellungsvertrag oder zumindest in der persönlichen Ziel- und Provisionsvereinbarung der Mitarbeiter: Ohne Referenz kein Bonus!
  • Implementierung eines einfachen, aber festen Prozesses zur professionellen Referenzerstellung und Vermarktung im Unternehmen: Wer schreibt die Referenzen? Wer verwaltet die Referenzen? Wer kümmert sich um die Kundenfreigaben (s.o.)? Und wer vermarktet die Referenzen für Imagepflege, Vertriebssupport und Leadgenerierung auf digitalen Kanälen?

Hier kann eine Spezialagentur – oder auch Trusted References selbst – helfen, einen solchen Prozess aufzusetzen und anzuschieben. Trusted References (www.trustedreferences.de) bietet beispielsweise neben seinem intuitiven Online-Tool einen professionellen Schreibservice an. Oder auch ein Komplett-Outsourcing mit der Übernahme aller Aufgaben des Referenzmanagements und -marketings – inkl. Einholung der Referenzfreigaben beim Kunden im Namen und als „Referenzbeauftragter“ des Dienstleisters.