Referenzvereinbarung: Vorlage und Anleitung für die sichere Verwendung von Referenzen

By | 2. Juli 2018

Die richtige Verwendung von Kundenreferenzen sorgt bei vielen Unternehmen und Selbstständigen für Verunsicherung. Wann und wie darf ich über erfolgreich abgeschlossene Kundenprojekte berichten? Wie muss eine Referenzvereinbarung aussehen? Wir klären auf.

Trusted References Software

Ein Kundenprojekt wurde erfolgreich abgeschlossen. Der Kunde ist sehr zufrieden und seine positive Kundenstimme zusammen mit der Projektbeschreibung sollen auf Webseite und Co. veröffentlicht werden. Gerade für ein junges Unternehmen oder auch für einen Selbstständigen – in beiden Fällen ohne Marke und Bekanntheit – ist jede neue Referenz Gold wert. Sie schafft Vertrauen bei neuen Interessenten und ist Beweis für die Fachexpertise.

Aber dürfen dabei Klarnamen verwendet werden? Darf ich das Logo meines Kunden einbinden? Was ist, wenn der Kunde mit meinem vorbereiteten Text nicht einverstanden ist? Brauche ich eine unterschriebene Einverständniserklärung? Diese und viele weitere Fragen sorgen für enorme Unsicherheit beim Referenzmarketing.

Was ist eine Referenzvereinbarung und was muss sie beinhalten?

Grundsätzlich ist eine Referenzvereinbarung die verbindliche Abstimmung zwischen Referenznehmer (dem Dienstleister) und Referenzgeber (dem Kunden des Dienstleisters) über sämtliche Inhalte des gemeinsam durchgeführten Projekts, die veröffentlicht oder an Dritte weitergegeben werden sollen. Bei Trusted References schlägt der Referenznehmer dem Referenzgeber neben Referenztext und -daten auch die Regeln zur Referenznutzung vor. Der Referenzgeber kann diesem Vorschlag zustimmen oder vom Referenznehmer, der ja die eigentliche Referenz inkl. Nutzungsvereinbarung vorgeschrieben hat, Anpassungen einfordern – und das solange bis beide Seiten einverstanden sind.

Wichtig ist hier grundsätzlich, dass die Referenzdaten vollständig übermittelt werden. Nur dann ist die Genehmigung durch den Referenzgeber vollumfänglich gültig und der Referenznehmer ist auf der sicheren Seite.

Mögliche Regeln zur Nutzung einer Referenz, die vom Kunden genehmigt werden sollten, sind:

Trusted References Software
  • Verwendung des Logos des Referenzgebers
  • Verwendung von Klarnamen des Referenzgebers (Firma, Projektleiter etc.)
  • Verwendung von Kontaktdaten des Referenzgebers
  • Verwendung von Projektdaten
  • Verwendung von Fotos und Grafiken im Referenztext
  • Verwendung der Referenz auf Webseiten und als Landing Page im Internet
  • Verwendung der Referenz als Link in sozialen Medien, Online-Artikeln etc.
  • Verwendung der Referenz als Grafik in Werbematerialien

Muster / Vorlage Referenzvereinbarung

Trusted References hat sich auf den gesamten Prozess der Referenzerstellung und -freigabe, aber auch auf die Verwaltung und die Vermarktung von Kundenreferenzen spezialisiert.

Teil unserer Lösung ist neben der Referenzerstellung auch die automatisierte Generierung der Einverständniserklärung zu den Regeln der Referenznutzung. Dabei werden alle Referenzdaten, Nutzungsregeln und Freigabeschritte von Trusted References protokolliert und sicher gespeichert, alle Abstimmungen zwischen Referenznehmer und -geber erfolgen über die Trusted References-Plattform – ohne Medienbrüche, Email-Ping-Pong und Telefonate, an die sich später keiner mehr erinnern kann.

Referenzvereinbarung Screenshot

Abbildung 1: Generierung einer Referenzvereinbarung durch Trusted References

Nach der Erstellung der Referenz und der zugehörigen Referenzvereinbarung wird von Trusted References eine E-Mail mit einem Freigabelink vorbereitet, welche dann vom Referenznehmer an seinen Kunden, den Referenzgeber, weitergeleitet werden kann. Der Klick auf den Freigabe-Link öffnet direkt die Ansicht der Referenz und der Referenzvereinbarung, ohne dass sich der Kunde als Referenzgeber mit Trusted References als Gesamtlösung beschäftigen muss. Er sieht lediglich die Referenz und die Referenzvereinbarung, die er freigeben oder mit Änderungswünschen kommentieren soll.

Einverständniserklärung Kundenreferenz

Abbildung 2: Referenzfreigabe und Einverständniserklärung durch den Kunden

Durch den Freigabelink hat der Referenzgeber die Möglichkeit, alle Daten und Inhalte der Referenz einzusehen und wenn nötig, Änderungen vom Referenzschreiber einzufordern. Mit der endgültigen Freigabe der Referenz durch den Kunden, den Referenzgeber, wird auch die Einverständniserklärung zur Veröffentlichung der Referenz und den genauen Nutzuungsregeln abgegeben.

Starten Sie jetzt mit der kostenlosen Version von Trusted References und veröffentlichen Sie bis zu zwei Referenzen – rechtsichere Referenzvereinbarungen inklusive. Dieses Paket ist dauerhaft kostenfrei nutzbar. Hier gehts zur Registrierung.

Weitere Informationen zum Funktionsumfang von Trusted References finden Sie hier: Trusted References im Überblick