B4B Solutions GmbH 
BEKO Engineering & Informatik GmbH & Co KG
Case Study

Wie SAP Business ByDesign interne Prozess- und Systemlandschaften in ein zentrales und homogenes System mit höchsten Standards verwandelt.


Kunde:
BEKO Engineering & Informatik GmbH & Co KG, Engineering und Digitalisierung as a Service
Branche:
Beratungsdienstleistungen sowie wissenschaftliche und technische Dienstleistungen
Thema:
Einführung von SAP Business ByDesign bei führendem Technologiedienstleister
Trusted References Siegel
Ausgestellt für:
B4B Solutions GmbH
Ausgestellt am:
27.02.2019
Ausgestellt durch:
Johannes Baumgartner-Foisner, Geschäftsführer
Gültigkeitsnachweis:
https://www.trustedreferences.de/referenz/JWN1/99/
Zusammenfassung

Für den österreichischen Technologiedienstleister bedeutet die Digitalisierung einen tiefgehenden Technologie- und Kulturwandel, der die Märkte weltweit durchdringt. Bereits zu Projektbeginn war somit klar: Die Einführung einer Softwarelösung reicht nicht aus, um das Unternehmen fit für die Herausforderungen der Zukunft zu machen. Dementsprechend wurde ein umfassendes Betreuungskonzept entwickelt, mit dem folgende Ziele realisiert werden sollten:

- Modernisierung, Optimierung & Automatisierung interner Prozesse
- Vereinheitlichung & Transformation bestehender Insellösungen
- Steigerung von Transparenz, Effizienz, Stabilität, Produktivität & Profitabilität
- Transparente Kosten- & Leistungsüberwachung
- Rasche Datenverfügbarkeit
- Umsetzung möglicher Nutzenpotenziale in sämtlichen Unternehmensprozessen

Mit der Implementierung des Cloud-ERPs konnten die angeführten Ziele zufriedenstellend erreicht werden. Gelingen konnte dies durch die innovative Projektmethodik von Implementierungspartner B4B Solutions: Gemeinsam wurde in einem Digitalisierungsworkshop durch Design Thinking eine innovative Digitalisierungsstrategie erarbeitet, die den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens sichert. Business ByDesign ist seit dem Go-Live in vollem Betrieb und wird so vom Kunden genutzt, wie im Zuge der Projektplanung veranschlagt. B4B Solutions bietet weiterhin kundenspezifischen Support, um eine optimale Nutzung des Systems zu garantieren.

Top-Kompetenzen (maximal 6 Nennungen, aus 15 Kompetenzen)
Präzise Projektplanung
Effizientes Projektmanagement
Einhaltung des Budgets
Fachliche Qualifikation
Methodenkompetenz
Qualität der Ergebnisse
Kundenzitat
"SAP bietet mit Business ByDesign speziell für mittelständische Unternehmen ein exzellentes Tool zur Optimierung interner Prozesse. Was uns besonders fasziniert, ist der modulare Aufbau, der es ermöglicht, einzelne Bausteine bedarfsgerecht zu einer durchgängigen Lösung zusammenzusetzen. Mit B4B Solutions haben wir zudem einen Implementierungspartner gewonnen, der für uns eine Cloud-Lösung am Puls der Zeit entwickelt." Johannes Baumgartner-Foisner
Aufgabenstellung

Der österreichische Beratungs- und Technologiedienstleister unterstützt seine Kunden bei der Optimierung ihrer Unternehmensprozesse insbesondere in Bezug auf Performance und Wirtschaftlichkeit. Das Produktportfolio des österreichischen Erfolgsunternehmens reicht dabei vom Maschinen- und Anlagenbau über Elektrotechnik und IT-Services und Support bis hin zu Software-Qualitätssicherung und Applikationsentwicklung.

Zur Abwicklung der Kerngeschäftsprozesse – insbesondere in Hinblick auf Fakturierung, Zeiterfassung und Projektgeschäft – wurden in der Vergangenheit Applikationen eingesetzt, die auf Basis von Microsoft Access speziell für das Unternehmen entwickelt wurden. Für die Personalverwaltung- und Abrechnung sowie für das Finanz- und Rechnungswesen war zudem SAP ECC im Einsatz. Das international tätige Unternehmen verfügte somit zwar bereits über relativ gut funktionierende Lösungen, die jedoch nicht miteinander vernetzt waren, wodurch deren Potenzial nicht vollkommen ausgeschöpft werden konnten. Ein weiteres Manko war zudem, dass die bisher genutzten Systeme nicht ausfallsicher waren und weder eine prozessübergreifende Datenhaltung noch eine umfassende Zugriffskontrolle durchgeführt werden konnte. Der Ruf nach einem homogenen und durchgängigen System, das die vorhandenen Geschäftsprozesse perfekt miteinander vernetzt und effizienter, schneller und transparenter abwickelt, als dies mit den vorhandenen Insellösungen bis dato möglich war, wurde somit zusehends lauter. Man machte sich daher auf die Suche nach einer einheitlichen, integrierten ERP-Lösung, die eine effektive, rasche und automatisierte Nutzung der internen Prozesse ermöglichen würde. Die Anforderungen und Aufgabenstellungen waren somit vor Projektbeginn klar definiert, wobei in erster Linie folgende Ziele erreicht werden sollten:

- Implementierung eines modernen, leistungsfähigen, ausfallsicheren und durchgängigen ERP-Systems
- Steigerung von Produktivität und Profitabilität durch optimierte, transparente interne Prozesse
- Perfekte Vernetzung und Transformation bisheriger Insellösungen zu einem homogenen System
- Transparentere Kosten- und Leistungsüberwachung
- Schnelle und sichere Verfügbarkeit von Daten
- Effektivitäts- und Zugriffssicherung durch integrierte Prozesse
- Automatisierte und rasche Nutzung der internen Prozesse
- Erhöhte System- und Prozessflexibilität zur Bewältigung künftiger Marktanforderungen
- Umsetzung möglicher Nutzenpotenziale in den Geschäftsprozessen

Mit Hilfe einer technologisch führenden Lösung sollte die Zukunftssicherheit für den österreichischen Technologiedienstleister nachhaltig garantiert werden und eine breite Basis für die Bewältigung der vielfältigen Herausforderung der Digitalisierung geschaffen werden. Um die genannten Ziele erfolgreich zu realisieren, wurde die rasche und effiziente Einführung von SAP Business ByDesign angestrebt, da diese Lösung perfekt auf die Anforderungen, Rahmenbedingungen und Ziele des Traditionsunternehmens passt und vor dem Hintergrund des breiten Angebots an ERP-Systemen am Markt die erfolgsversprechende Lösung darstellte. Erarbeitet, geplant und umgesetzt wurde die Cloud ERP-Einführung schließlich gemeinsam mit Implementierungspartner B4B Solutions, wobei die technische Projektleitung durch B4B Solutions unter Anwendung einer integrierten Cloud Solution Methodik umgesetzt wurde.

Lösungsansatz

Gemäß der zukunftsorientierten Haltung des Technologieunternehmens entstand die Zusammenarbeit mit Implementierungspartner B4B Solutions nicht mittels klassischer Lastenheftmethode, sondern im Rahmen eines Digitalisierungsworkshops im Innovation Lab von B4B Solutions in Graz.

Im Zuge dieses Workshops wurde im top-modern ausgestatteten Innovation Lab (Meta-Plan-Wall, Idea Wall, Legobausteine zum Bauen von Zukunftsmodellen etc.) unter Anwendung innovativer Kreativmethoden (Stichwort Design Thinking) Schritt für Schritt eine digitale Roadmap für die digitale Zukunft des österreichischen Erfolgsunternehmens erarbeitet und die konkreten Ziele, Visionen und Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf eine Software-Lösung und Transformationsstrategie definiert. Konkret befasste sich das Projektteam im Workshop in den einzelnen Etappen mit den folgenden Themen:

- Ermittlung des Digitalisierungsgrads: In einem ersten Schritt wurde ermittelt, wo das Unternehmen in Sachen Digitalisierung steht. Welche Bereiche werden bereits mit digitalen Lösungen unterstützt und wo finden noch analoge Prozesse statt? Wo liegen die konkreten Vor- und Nachteile des derzeitigen Status Quo und wo besteht konkreter Handlungsbedarf?

- Identifizierung von Handlungsfeldern und Herausforderungen: In einem weiteren Schritt wurden dann potenzielle Handlungsfelder (u.a. Datenschutz, IT-Infrastruktur, Portfoliodefinition, Personalentwicklung, Aufbau neuer Strukturen und Prozesse etc.) und Erfolgsthemen für den Kunden im digitalen Kontext diskutiert. Es wurde somit freigelegt, wo die konkreten Hebel für die aktive Zukunftssicherung des Unternehmens liegen könnten. Darüber hinaus wurden auch vorhandene Herausforderungen und mögliche Schwachstellen identifiziert, die im Zuge des Projekts verbessert werden sollten (z.B. ineffiziente Insellösungen, wenig transparente Prozesse, nicht ausreichend genutzte Potenziale, Zukunfts- und Stabilitätssicherung etc.).

- Erstellen des Zukunftsbilds für 2025: Nach der Darlegung des Status Quo sowie vorhandener Herausforderungen und potenzieller Handlungsfelder wurde dann ein Bild mit der Zukunftsvision des Unternehmens für das Jahr 2025 erstellt: Wo sieht sich das Unternehmen im Jahr 2025? Wie sieht der Kunde des Technologiedienstleisters im Jahr 2025 aus? Wie sehen die Zukunftsvisionen des Unternehmens aus? Wo liegen die größten Herausforderungen und was sind konkrete Ziele?

Mittels Digital Visualizing wurden alle Ideen, Visionen, Ziele und Etappen abschließend in ein Bild („Big Picture“) umgewandelt, das die digitale Roadmap des österreichischen Erfolgsunternehmens für eine nachhaltig erfolgreiche Digitalisierungsstrategie inklusive sämtlicher Ankerpunkte, Eckpfeiler, Zukunftsvisionen und Etappen auf dem Weg zur digitalen Transformation anschaulich und leicht verständlich illustrierte.

Umgesetzt wurden die im Zuge des Workshops dargelegten Ziele zur Modernisierung der Geschäftsprozesse schließlich mit der Standardimplementierung der SAP Cloud-Lösung Business ByDesign. Von B4B Solutions wurde hierfür unter Heranziehung einer mittlerweile bewährten Projektmethodik ein leistungs- und projektorientierter Service von Projektstart bis Produktivstart geboten, der sich in mehrere Phasen gliederte:

- Vorbereitung: der Kunde wurde unter Heranziehung praxisnaher Lernmethoden auf das Projekt vorbereitet (Abdeckung sämtlicher unternehmensspezifischer Prozesse inklusive Best Practice, Workshops, Analysen etc.);

- Realisierung: Festlegung und Umsetzung etwaiger Anpassungen und Erweiterungen in der Systemkonfiguration der Standardlösung gemäß der kundenspezifischen Anforderungen;

- Test: zur Qualitätssicherung des Projekts testete der Kunde im Testsystem ausgewählte operative und strategische Prozesse, wodurch mögliche Prozesslücken vor dem Go-Live identifiziert werden konnten; darüber hinaus erlernte der Kunde den praktischen Umgang mit der neuen Business-Plattform, wodurch der Schulungs- und Einarbeitungsaufwand vor und nach dem Go-Live reduziert werden konnte;

- Produktivstart: Planung aller notwendiger Aktivitäten für einen erfolgreichen Go-Live (Aufbau des Produktivsystems, Datenübernahme ins Produktivsystem, Endanwenderschulung durch Key-User beim Kunden);

- Customer Innovation Management: Übergabe des Projekts an das B4B Customer Innovation Management (CIM) nach dem Go-Live zur weiterführenden Betreuung des Kunden; dadurch wurde der kontinuierliche Verbesserungsprozess beim Kunden initiiert und die bestmögliche Nutzung der Cloud-Lösung garantiert (z.B. Unterstützung bei Updates, Release-Upgrades, Erweiterungen etc.);

Unter Anwendung dieser bewährten Projektmethodik konnte somit das Kundenprojekt beim Beratungs- und Technologiedienstleister erfolgreich umgesetzt und die angestrebten Ergebnisse und Ziele erreicht werden.

Ergebnisse

Zu Projektbeginn wurden die konkreten Ziele und Anforderungen für den Technologiedienstleister im Zuge einer Dienstleistungsvereinbarung klar festgehalten, nachdem diese zuvor im Zuge des bereits angesprochenen Digitalisierungsworkshops sowie einem aktiven Austausch zwischen Kunde und Implementierungspartner definiert worden waren. Durch die reibungslose Einführung des Cloud-ERP-Systems SAP Business ByDesign konnte das übergeordnete Ziel, die Unternehmensstrategie des Kunden aktiv zu unterstützen und so Transparenz, Effizienz, Automatisierung und Standardisierung im Unternehmen weiter voranzutreiben, erfolgreich umgesetzt werden. Darüber hinaus wurde auch das SAP Payroll-System HCM über eine Schnittstelle angebunden, um so die Branchenspezifika in puncto Personalüberlassung optimal abdecken zu können.

Die erfolgreiche Einführung des Cloud-ERPs von SAP trägt beim Kunden somit maßgeblich zur Optimierung der internen Prozess- und Systemlandschaft bei. Durch die Etablierung eines zentralen, homogenen und durchgängigen Systems mit höchsten Standards kann mittlerweile unter niedrigem Support-Bedarf auf Seiten des Kunden so gearbeitet werden, wie es sich für ein innovatives und zukunftsorientiertes Unternehmen am heutigen Markt gebührt.

Darüber hinaus betreut B4B Solutions das Unternehmen im Sinne seines kundenorientierten Customer Innovation Management Konzepts (CIM) laufend und arbeitet gemeinsam mit dem Kunden daran, das Unternehmen stetig weiterzuentwickeln und immer up-to-date bezüglich aktueller Lösungen, Features, Funktionen oder neuer Tools und Innovationen zu halten. Durch diese Herangehensweise wird man der Unternehmenskultur sowie dem Spirit des Technologiedienstleisters gerecht, der ganz klar postuliert, dass es bei der digitalen Transformation bzw. der Digitalisierung im Allgemeinen nicht rein um die rasche Einführung einer modernen Software geht, sondern um einen Kulturwandel globaler Dimension, der ein tiefgreifendes Umdenken und Neudenken bewährter Strukturen und Systeme bedingt.

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