Case Study
Aufbau eines Dealflow-Management-Systems für Startup-Kooperationen
Zusammenfassung
Vattenfall treibt auf europäischer Ebene die Entwicklung innovativer Systemlösungen und gezielter Prozessverbesserungen voran, um sein Kerngeschäft für Effizienzgewinne zu optimieren und für die Zukunft zu modernisieren. Ein zentraler Bestandteil ist dabei „Open Innovation“ und die Kooperation mit Startups, um von diesen neue Impulse und gemeinsam entwickelte Lösungen in das Corporate Innovation Management zu übernehmen. Zu diesem Zweck wurde für Vattenfall ein professionelles Dealflow-Management-System (DFMS) aufgebaut. Mit dem DFMS wird das weltweite Scouting und systematische Bewerten von relevanten Startups ermöglicht, mit dem Ziel konkrete Partnerschaften für gezielte System- oder Prozessinnovationen einzugehen.
Top-Kompetenzen (maximal 6 Nennungen, aus 15 Kompetenzen)
Kommunikation & ReportingAnforderungsmanagementTransparente KostenplanungFachliche QualifikationZuverlässigkeitQualität der ErgebnisseKundenzitat
„Wir haben Ralf Lauterbach auf Grund seiner Vita mit der langjährigen Verbindung von Konzern-, Startup- und Investorenwelt als Berater ausgewählt. Er hat uns hervorragend unterstützt, sowohl bei der Beratung unseres Senior Managements als auch als Experte für unsere Innovations- und IT-Teams und wird uns weiterhin als Senior Advisor und Mentor für unsere Startups und Kooperationen unterstützen.“
Aufgabenstellung
Die Fülle und Vielfalt externer Ideen von weltweit aktiven Startups ist immens, unübersichtlich und schwer einschätzbar – aus diesem Grund war es die Aufgabe für Vattenfall ein professionelles Dealflow-Management-System (DFMS) für gezielte Startup-Kooperationen aufzubauen.
Zunächst waren die Anforderungen von Vattenfall an ein DFMS zu erheben, geeignete Lieferanten zu identifizieren, deren DFMS zu bewerten und schließlich das für Vattenfall am besten geeignete DFMS auszuwählen und den Einkauf dieses DFMS für Vattenfall zu begleiten.
Im nächsten Schritt war es die Aufgabe, das eingekaufte Dealflow-Management-System (DFMS) in die IT- und Prozessumgebung von Vattenfall zu integrieren und in Betrieb zu nehmen. Dazu mussten Bewertungskriterien entwickelt und implementiert werden.
Abschließend sollten Startups aus einem initialen, weltweiten Scouting in das DFMS übernommen werden und der Prozess von der ersten Sichtung über die Bewertung bis hin zur Auswahl von Startups für mögliche Partnerschaften durchlaufen werden.
Vorgehensweise
Die Projektarbeit teilte sich auf in zwei Releases des neuen Dealflow-Management-Systems (DFMS) sowie begleitende Arbeiten. Die Gesamtdauer vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme von Release 1 des DFMS betrug drei Monate und beinhaltete folgende Projektarbeiten:
• Customer Journey der DFMS-Nutzung mit allen Beteiligten beim ausgewählten Lieferanten für den finalen Check der Abläufe, Vorbereitung, Workshop, Nachbereitung
• Einrichtung des Dealflow-Management-Systems (DFMS)
o Erarbeiten der Kriterien
o Definition der Gates zum Übergang in die nächste Phase
o Erstellen von Rollenmodellen
o Notifikationsmanagement und Erstellen der automatisch generierten Texte, Branding
o Dashboard-Management + Statistische Auswertung zur Erfolgskontrolle
• Begleitung der Implementierung des DFMS, Projektmanagement, Klärung aller Fragen im Rahmen der Entwicklung
• Abwicklung der internen Prozesse und Klärung der Security-Anforderungen an den Lieferanten mit dem Business Information Security Officer der Organisation
• Test und Inbetriebnahme des DFMS sowie Kickoff-Workshop zur Vorstellung des neuen Systems bei Mitarbeitern und Führungskräften
• Migration der vorhandenen Startup-Kandidaten in das DFMS - Erstbefüllung des DFMS mit über 300 Kandidaten
• Kontinuierliches Startup-Scouting
o Startup-Screening, Vorauswahl, Informationsbeschaffung Teil 1, Finanzcheck, Bewertung Phase 1, Long-listing
o Auswahl der Kandidaten nach weiteren Kriterien, Informationsbeschaffung Teil 2, Short-listing
o Einbindung von Experten zur Bewertung technischer und kommerzieller Themen
o Gründerteambewertung, Eignungsempfehlung, Hangout-/Skype-Interviews
o Erstellen der finalen Empfehlungsliste
Die Entwicklung von Release 2 des DFMS als Product Owner – Anpassungen von Release 1 des Dealflow-Management-Systems (DFMS) für die individuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen von Vattenfall – erfolgte im agilen Scrum-Modus über 5 Monate und beinhaltete folgende Projektarbeiten:
• User Stories erstellen mit Workshop zur Customer Journey des DFMS
• Test und Inbetriebnahme des umfangreichen Release 2 des DFMS
Parallel zur Fertigstellung von Release 1 und 2 des Dealflow-Management-Systems (DFMS) wurden folgende begleitende Arbeiten durchgeführt:
• Marketing-Support für Branding, Websiteformulargestaltung, Abstimmung der Texte und Grafiken zur Verwendung im DFMS
• Recruitment-Unterstützung für festangestellten Startup-Scout
Ergebnisse
Mit dem schnellen Aufbau und der erfolgreichen Inbetriebnahme des für Vattenfall maßgeschneiderten Dealflow-Management-Systems (DFMS) wird „Open Innovation“ und die Zusammenarbeit mit Startups als fester Bestandteil des Corporate Innovation Management von Vattenfall langfristig etabliert. Mit dem DFMS werden sowohl das aktive Scouting als auch direkte Bewerbungen von Startups transparent, übersichtlich und nachvollziehbar gemacht sowie von strukturierten Prozessen professionell unterstützt und dokumentiert. Die Bewertung der Kandidaten für Startup-Kooperationen und der organisierte Datenaustausch zwischen Vattenfall und den Startups sind durch das DFMS ebenfalls optimal abgedeckt. Das Dealflow-Management-System sichert Vattenfall einen fortlaufenden Blick in die Startup-Szene und den Aufbau von Partnerschaften mit Startups, die das Kerngeschäft nachhaltig stärken.
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