Die optimale Anzahl an Kundenreferenzen ist ein schwieriges Thema. Sie unterscheidet sich sehr stark nach der Art der Auftragsvergabe und dem betreffenden Auftragnehmer. Es bestehen deutliche Unterschiede zwischen Freiberuflern und Freelancern, die einen Auftrag direkt annehmen, oder einem Unternehmen, welches sich um die Vergabe eines öffentlichen Auftrags gemäß den Vergabeordnungen (VOL) bemüht. Den verschiedenen Situationen ist jedoch eines gemeinsam, der jeweilige Auftragnehmer – sei es ein Freiberufler, ein Selbständiger oder ein Dienstleistungsunternehmen – benötigt in jedem Fall eine ausreichende Anzahl von Kundenreferenzen, um den Forderungen nach qualifizierten Referenzen gerecht werden zu können. Der Aufbau eines Portfolios an Kundenreferenzen sollte strategisch in Angriff genommen werden.
Anzahl an Kundenreferenzen sollte die Erwartungen des Auftraggebers erfüllen
Leichter gesagt als getan! Die Erwartungen von Auftraggebern im Hinblick auf Referenzen können sehr stark variieren. Aus unserer Erfahrung muss man hier deutlich zwischen öffentlichen und privatwirtschaftlichen Auftraggebern unterscheiden.
Bei den öffentlichen Aufträgen ist die Frage nach der Anzahl an Kundenreferenzen meist in den Ausschreibungsanforderungen geregelt. Bei öffentlichen Vergabeverfahren (VOL/A, VOL/B, VOF) werden meist drei vergleichbare Referenzen gefordert. Vergleichbar heißt in diesem Fall, dass sie mit dem ausgeschriebenen Auftrag möglichst gut vergleichbar sein müssen bzw. die in dem Auftrag erforderlichen Fachkenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen möglichst genau abbilden müssen. In Hinblick auf die Anzahl der Kundenreferenzen gibt es allerdings immer wieder juristische Unklarheiten. Wir empfehlen hier, zunächst möglichst die Anzahl an Referenzen beizubringen, die gefordert wird und darauf hinzuweisen, dass es ggf. weitere Kundenreferenzen gibt, die die erforderlichen Informationen beinhalten und man diese gerne nachreichen kann. Dann ist man auf der sicheren Seite.
Bei privatwirtschaftlichen Auftragsvergaben gibt es in der Regel keine festgelegte Anzahl. Hier empfehlen wir auf der Grundlage unserer Erfahrungen auch mindestens drei einschlägige Referenzen vorzulegen. Sollten nur zwei vorhanden sein, ist das auch machbar. Nur eine Referenz ist in den Augen der meisten Auftraggeber schon kritisch zu bewerten. Wenn mehr Referenzen vorliegen – auch wenn sie nicht ganz auf das Thema passen – sollten diese auf jeden Fall ins Angebot integriert werden. Ein eleganter Weg ist aus unserer Sicht, drei Referenzen in ausführlicher Form zu dokumentieren und weitere Referenzen in einer tabellarischen Form aufzuführen. Hier bietet Trusted References übrigens alle Möglichkeiten, da geprüfte und verifizierte Kundenreferenzen jeweils in ausführlicher Form als auch in einer Zusammenfassung vorliegen.
Beim Aufbau eines Portfolios an Referenzen planerisch vorgehen
Sie sehen bereits, dass man für ein aktives Marketing und einen erfolgreichen Vertrieb typischerweise mindestens drei Referenzen zu jedem Fachthema benötigt. Diese Referenzen zusammen zu bekommen, ist nicht immer einfach. Wir empfehlen, grundsätzlich sollte zu jedem Projekt eine Referenz mit dem Auftraggeber erstellt werden – vereinbaren Sie dies durchaus in den jeweiligen Dienstleistungsverträgen. Es gibt keinen günstigeren Zeitpunkt, um eine qualitativ hochwertige Referenz zu erstellen als direkt nach einem erfolgreichen Projekt. Trusted References bietet hier eine effizienten Workflow, der für den Referenzgeber mit einem Minimum an Aufwand verbunden ist.
Sicherlich macht es auch Sinn, zu länger zurückliegenden Projekten und Aufträgen Kundenreferenzen nachträglich einzuholen. Dieses Unterfangen ist schwieriger als direkt nach einem Projekt. Allerdings bietet es auch interessante Optionen, einen Kundenkontakt wieder aufzufrischen und mit einem Kunden ohne konkrete Vertriebsmaßnahme in Interaktion zu treten. Als Faustregel sollte das Projekt aber nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Bei länger zurückliegenden Projekten wird es erfahrungsgemäß schwierig, noch nachträglich eine Referenz einzuholen. Sollten Sie als Freelancer oder Freiberufler arbeiten und nur über wenige oder keine Kundenreferenzen verfügen, dann versuchen Sie sich eine persönliche Referenz ausstellen zu lassen. Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter aus Beratungen oder IT-Dienstleistungsunternehmen den Weg in die Selbständigkeit gehen. Nutzen Sie dennoch die bestehenden Kundenbeziehungen, um sich eine Referenz ausstellen zu lassen, die auf Ihre persönlichen Fähigkeiten, Erfahrungen, Kenntnisse und Rolle im jeweiligen Projekt ausgerichtet ist (natürlich ohne die Erwähnung Ihres ehemaligen Arbeitgebers). Grundsätzlich sollten Sie beim Aufbau eines Portfolios an Kundenreferenzen sehr planerisch vorgehen und keine Gelegenheit auslassen, qualitativ hochwertige Referenzen zu erstellen.
Dieser Beitrag wurde auf dem Blog von Trusted References veröffentlicht. Trusted References ist eine Plattform für B2B-Marketing & -Vertrieb für Unternehmen, Selbständige & Freiberufler. Mehr dazu: www.trustedreferences.de
Al-Ahliyya Amman University
AAU Started providing academic services in 1990, Al-Ahliyya Amman University (AAU) was the first private university and pioneer of private education in Jordan. AAU has been accorded institutional and programmatic accreditation. It is a member of the International Association of Universities, Federation of the Universities of the Islamic World, Union of Arab Universities and Association of Arab Private Institutions of Higher Education. AAU always seeks distinction by upgrading learning outcomes through the adoption of methods and strategies that depend on a system of quality control and effective follow-up at all its faculties, departments, centers and administrative units. The overall aim is to become a flagship university not only at the Hashemite Kingdom of Jordan level but also at the Arab World level. In this vein, AAU has adopted Information Technology as an essential ingredient in its activities, especially e-learning, and it has incorporated it in its educational processes in all fields of specialization to become the first such university to do so.