Die optimale Kundenreferenz: Faktenbasiert, Aussagekräftig & Verständlich

Von | 3. Dezember 2015

Jeder Freiberufler, Selbständige oder Mitarbeiter eines Unternehmens, der eine optimale Kundenreferenz erstellen will, hat sich die Frage gestellt, wie diese nun „aussehen“ soll. Welche Inhalte müssen in welcher Form hinein, wie soll man eine Referenz formulieren, welche inhaltlichen Schwerpunkte sollte man setzen, welchen Umfang soll eine Referenz haben, und so weiter. Letztlich kann man diese Fragen nicht pauschal beantworten. Bei der Entwicklung einer Kundenreferenz darf man nie den Sinn und Zweck aus dem Auge verlieren. Der potenzielle Auftraggeber möchte sich beim Lesen der Kundenreferenz über die Kompetenzen und Fähigkeiten eines Dienstleisters schnell und präzise informieren. Daran soll eine Referenz im Hinblick von Struktur und Inhalt möglichst optimal ausgerichtet sein.

Faktenbasiert – Alle relevanten Inhalte der Kundenreferenz auf einen Blick

Wir haben für die Konzeption von Trusted References untersucht, welche inhaltliche Struktur potenzielle Auftraggeber von einer Referenz erwarten. Die Ergebnisse dieser Analyse sind in die Strukturierung einer Trusted References-Kundenreferenz eingeflossen. Zunächst benötigt eine Referenz einige formale Informationen wie einen Titel, den Kundennamen (ggf. anonymisiert), die Branche des Kunden und das jeweilige Fachthema. Neben diesen Basisinformationen soll eine Kundenreferenz Informationen enthalten, für wen sie ausgestellt wurde, durch wen sie ausgestellt und wann sie ausgestellt wurde – flankiert durch Informationen, welche Kompetenzen und Fähigkeiten angewendet wurden. Danach folgt der eigentliche inhaltliche Teil einer Kundenreferenz. Hier sind drei Inhalte aus unserer Sicht Pflichtangaben für jede qualitativ gute Referenz: die Aufgabenstellung, der angewendete Lösungsansatz und Methodik und schließlich die erzielten Ergebnisse.

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Aussagekräftig – Nicht um den heißen Brei herumreden

Vergessen Sie nie den Sinn und Zweck einer Referenz. Potenzielle Auftraggeber möchten sich über Sie, Ihre Erfahrungen, Ihre Fähigkeiten und Ihre Fachkompetenzen informieren. Konzipieren Sie die Inhalte und Informationen für Ihre Kundenreferenzen möglichst aussagekräftig und auf den Punkt gebracht. In der Aufgabenstellung sollte die Ausgangssituation und die konkrete Aufgabenstellung dargestellt werden. Im Bereich Lösungsansatz sollte beschrieben werden, welche Vorgehensweise und/oder Lösungsansatz man warum gewählt hat. Zu guter Letzt und das ist der wichtigste Bereich Ihrer Referenz sollen die erzielten Arbeitsergebnisse dargestellt werden. Wurden die Ziele erreicht, vielleicht sogar übererfüllt? Flankieren Sie die Ergebnisse, wenn dies möglich ist, mit harten Fakten. Am besten verwenden Sie in Ihrer Referenz dazu Daten und Zahlen. Dies ist allerdings oftmals ein Spagat zwischen Vertraulichkeit Ihres Kunden und Darstellung Ihrer Erfolge. Nutzen Sie bei der Referenz dazu weniger absolute Zahlen, sondern eher relative Zahlen wie Prozentwerte oder Verklausulierungen wie „konnte signifikant gesteigert werden“, „wurden deutlich erhöht“ oder „blieben unterhalb des geplanten Budgets“.

Verständlich – Zeit ist Geld für ihren Auftraggeber

Ihre Auftraggeber haben wenig Zeit. Vielleicht muss ein Auftraggeber eine ganze Reihe von Angeboten durcharbeiten und vergleichen, dazu gehören dann auch etliche Kundenreferenzen – bei 5 Angeboten mit jeweils 5 Referenzen macht dies alleine 25 Referenzen! Wirkungsvolle Referenzen haben neben den qualitativ hochwertigen Inhalten auch eine verständliche Form im Hinblick auf Sprache und Schreibstil. Kurze Sätze, möglichst wenig Nebensätze und Schachtelsätze sind wichtig bei der Formulierung von Kundenreferenzen. Fachbegriffe und Fremdwörter sollten nur gezielt eingesetzt werden und allgemein bekannt sein. Gute Kundenreferenzen müssen bereits beim ersten Lesen oder sogar nur Überfliegen leicht erfasst werden können. Idealerweise fallen Ihre Referenzen positiv auf und bleiben Ihrem Auftraggeber im Gedächtnis. Zugegebenermaßen ist das schwierig. Im Zweifelsfall raten wir dazu, bei der Erstellung der Kundenreferenz professionelle Unterstützung durch einen Experten für Unternehmenskommunikation oder Public Relations hinzuzuziehen. Das kostet zwar ein wenig, aber im Zweifel ist dieses Geld gut angelegt. Auch bei Kundenreferenzen ist der „erste Eindruck“ von erheblicher Bedeutung.

Dieser Beitrag wurde auf dem Blog von Trusted References veröffentlicht. Trusted References ist eine Plattform für B2B-Marketing & -Vertrieb für Unternehmen, Selbständige & Freiberufler. Mehr dazu: www.trustedreferences.de

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