Kundenreferenzen sind ein wirksames und langlebiges Instrument für Marketing und Vertrieb. Die allermeisten Referenzen werden einmal erstellt und werden dann dauerhaft oder für mehrere Jahre genutzt. Unternehmen, Selbständige und Freiberufler sollten daher eine große Sorgfalt und Planung auf die Vorbereitung und Erstellung einer Kundenreferenz verwenden – nicht nur im Hinblick auf die Formalien, sondern und vor allem im Hinblick auf die spätere Nutzung der Referenz. Im folgenden Leitfaden haben wir alle notwendigen Schritte und Aufgaben zusammengestellt:
Leitfaden zur Vorbereitung einer Kundenreferenz
1. Identifikation passender Referenzen.
Nicht jedes Projekt ist auch eine Referenz. In der Auswahl ihrer Kundenreferenzen sollten dem Prinzip Klasse statt Masse gefolgt werden. Die besten Kundenreferenzen sollten Ihre Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen optimal widerspiegeln. Besonders spannend sind Referenzen zu ungewöhnlichen, herausragenden oder „first-of-a-kind“ Projekten. Schon bei der Identifikation einer potenziellen Referenz sollten Sie die spätere Nutzung im Blick haben – Fokus auf Marketing, Nutzung im Vertrieb oder „nur“ die Erfüllung der Vorgaben bei öffentlichen Vergabeverfahren.
2. Ansprache des potenziellen Referenzgebers.
Sprechen Sie potenzielle Referenzgeber unmittelbar nach oder sogar bereits in der Endphase eines erfolgreichen Projekts an. (Tipp: Manche Unternehmen vereinbaren die Erstellung einer aussagekräftigen Referenz bereits im Projektvertrag). Wenn Sie zu lange mit der Ansprache warten, liegt die Aufmerksamkeit des Referenzgebers womöglich schon auf anderen Themen und die Abstimmung könnte als „lästig“ empfunden werden. Direkt nach einem Projekt sind die Eindrücke „frisch“ und die Bereitschaft, eine Kundenreferenz zu geben, am höchsten.
3. Optimale Inhalte für die Kundenreferenz erstellen.
Ein optimaler Inhalt einer Referenz soll eine künftige Wirkung für Marketing und Vertrieb entfalten, darf aber nicht in Werbesprache verfallen und inhaltsleere Worthülsen und Buzzwords verwenden. Potenzielle Auftraggeber erwarten bei der Kundenreferenz vor allem eine richtige und sachliche Darstellung der Inhalte. Der qualitative und quantitative Kundennutzen muss bei der Referenz objektiv dargestellt werden. Daten und Fakten müssen konkret formuliert sein, ohne dabei mögliche Vertraulichkeiten zu verletzen. Grundsätzlich benötigt man bei der Erstellung von Kundenreferenzen ein Fingerspitzengefühl zwischen möglichst aussagekräftigen Inhalten und dem geplanten Effekt für Marketing und Vertrieb. (Tipp: Eine Reihe von Experten bieten Unterstützung bei der Erstellung von Referenzen an; nutzen Sie diese Möglichkeit im Zweifel)
4. Entlasten Sie ihren Referenzgeber maximal.
Zeit ist Geld. Normalerweise ist die Erteilung einer Referenz ein freiwilliges Entgegenkommen durch den Referenzgeber. Daher sollten Sie ihm die Erteilung einer Kundenreferenz so einfach wie möglich machen. Über die Möglichkeiten von Trusted References sollten alle notwendigen Informationen und Inhalte einer Referenz VOR dem Einholen der Freigabe und der Referenzvereinbarung als Vorschlag vollständig fertig sein. Idealerweise gibt der Referenzgeber die Empfehlung dann direkt frei oder man hat nur eine Änderungs- und Freigabeschleife durchzuführen. Vermeiden Sie unbedingt „leere“ Felder und zu viele Änderungszyklen. Im Zweifel wird der Referenzgeber dann seine Bereitschaft zurückziehen. Letztlich ist der Referenzgeber Ihr Kunde, und der ist König.
5. Aus den Augen aus dem Sinn?
Nach der erfolgreichen Erstellung und Freigabe können sie die Kundenreferenz nutzen. Planen Sie bereits während der Erstellung, wie sie die Referenz für das Empfehlungsmarketing nutzen möchten. Informieren Sie Ihren Kunden möglichst rasch, wie die Nutzung erfolgen wird. Tipp: Sinnvoll ist, Kundenreferenzen auf der eigenen Webseite einzubinden und Ihren Kunden / Referenzgeber per E-Mail darüber zu informieren (inkl. einem Dankeschön) und einen entsprechenden Link auf die Seite oder den so genannten „Direktlink“ auf die jeweilige Referenz auf Trusted References beizufügen.
Dieser Beitrag wurde auf dem Blog von Trusted References veröffentlicht. Trusted References ist eine Plattform für B2B-Marketing & -Vertrieb für Unternehmen, Selbständige & Freiberufler. Mehr dazu: www.trustedreferences.de
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